Le suivi des travaux.

Le suivi des travaux  (ou suivi de chantier ) est assuré par la maîtrise d’oeuvre (ou l’OPC) qui ponctuera ce suivi par des réunions de mise au point sur site avec les entreprises. Les entreprises sont convoquées à l’avance et la présence d’un représentant habilité est obligatoire. Le maître d’ouvrage peut être convié, mais sa présence n’est pas systématiquement requise. On peut effectuer un point régulièrement avec ce dernier en dehors des réunions. Cela permettra d’obtenir ses accords et signatures lorsque nécessaires.

Selon les projets ou même les étapes de projets, il est parfois préférable que le maître d’oeuvre (ou l’OPC) fasse des visites de chantier en dehors des réunions de chantier et parfois même la veille de réunion pour préparer celle-ci.

La première réunion de chantier.

La première réunion, appelée réunion d’ouverture ou de lancement de chantier, est une réunion très importante pour organiser le suivi des travaux et qui demande une préparation soignée. Cette entrevue rassemblera le maître d’ouvrage, le maître d’oeuvre et tous les intervenants, bureaux d’études et entreprises, afin que ces derniers soient présentés les uns aux autres.

Durant cette première réunion, la maîtrise d’ouvrage exprimera ses attentes. Aussi, le maître d’oeuvre présentera les intervenants en décrivant succinctement leurs rôles respectifs. On fera une présentation du projet avec un rappel des points sensibles à garder à l’esprit.

Ensuite, il est important de cadrer les entreprises. Il faut faire un bref rappel de l’essentiel des exigences de la réglementation concernant les installations de chantier à mettre en place pour démarrer. Ainsi que des diverses inspections qui auront lieu, les problématiques de sous-traitance et de travaux supplémentaires, l’importance pour les entreprises de présenter au maître d’oeuvre leurs études pour approbation avant exécution. Et enfin le planning sommaire, les dates et fréquences prévues pour les réunions de chantier.

Mais parmi toutes ces évocations, là où il faudra insister le plus dans le rappel, c’est dans la nécessité pour les entreprises d’obtenir un visa du maître d’oeuvre avant toute exécution et que tous travaux supplémentaires qui seraient réalisés sans ordre de service seraient susceptibles de ne pas être payés.

Puis au terme de cette réunion, comme pour toutes les réunions de chantier, un compte rendu de réunion (que l’on appelle parfois procès-verbal de réunion) sera rédigé par le maître d’oeuvre et diffusé à tous les intervenants ainsi qu’au maître d’ouvrage.

Les réunions de chantier suivantes.

Fréquence

La fréquence des réunions de chantier peut varier d’une phase à une autre du projet. En effet, le rythme de chantier étant plus lent au début pour le terrassement et le gros-oeuvre puis tendant à s’accélérer à mesure d’avancement du second oeuvre, la fréquence des réunions de chantier peut être adaptée. On peut démarrer avec une réunion tous les 15 jours par exemple, puis passer à une réunion par semaine lorsque le rythme l’imposera.

Lieu

Pour le bon déroulement du chantier, il est important de disposer d’un lieu sur site où seront conservés et/ou affichés des copies des plans d’exécution et qui fera office de salle de réunion. On recommande toutefois au maître d’oeuvre de toujours prendre avec lui lors des réunions une copie des plans au cas où.

Déroulement

Une réunion de chantier commence par une visite du chantier en compagnie des entreprises en faisant le point sur les diverses problématiques avant de se retrouver en salle de réunion pour faire la synthèse.

Comme les réunions sont souvent assez courtes pour aborder énormément de choses, il est important d’être organisé, voir de se munir d’un programme de réunion et d’un aide-mémoire qui rappelleront point par point les choses à voir et dans quel ordre.

Exemple

Voici une suggestion des points à aborder et de l’ordre dans lesquels les aborder :

1.Visite du site :

• Vérification des installations de chantier et de leur tenue ainsi que de la sécurité du chantier.
• Vérification de l’avancement des travaux par lot

2.Passage en salle de réunion :

• Mise au point éventuelle sur plans des points abordés durant la visite
• Vérification des questions administratives : ordre de services, factures, sous-traitance, etc.
• Contrôle des études d’exécution et de leur avancement pour accorder les visas
• Vérification et ajustement éventuels du planning et de l’avancement des travaux
• Rappel des attendus pour la prochaine réunion et des intervenants que l’on convoquera.

Les représentants des entreprises ont tout intérêt à être assidus à ces réunions pour faire entendre leur voix et faire connaitre officiellement les difficultés que leur lot rencontre et aussi profiter de l’arbitrage de la maîtrise d’oeuvre pour résoudre les problèmes d’interface avec les autres lots. De plus, dans certains cas, l’absence de l’entreprise peut être sanctionnée.

L’Hygiène du chantier et le suivi des travaux

La mise en place et l’entretien des mesures d’hygiène est à la charge de l’entreprise générale ou principale, ou à défaut, pour les petits projets, du maître d’ouvrage.

Les mesures obligatoires à prendre sont régies par le code du travail et dépendront des effectifs à prévoir durant le chantier, mais aussi de la durée totale du chantier. Globalement cela dépendra de si on prévoit le chantier une durée inférieure ou supérieure à quatre mois.

Chantiers inférieurs à 4 mois

Pour les chantiers inférieurs à 4 mois il faut prévoir :

• Des vestiaires équipés d’armoires individuelles en nombre suffisant. Pour les locaux, lorsqu’on les chauffe, les éclaire, les aère et nettoies régulièrement et dont on dédit l’usage uniquement à cela (pas de stockage et autre).
• Des WC provisoires de chantier en nombre suffisant, selon les effectifs. Ces locaux que l’on chauffe, éclaire et aère il faut les désinfecter et les nettoyer quotidiennement.
• Lavabos avec un minimum de 1 robinet d’eau potable par tranche de 10 employés.
• Un poste de distribution d’eau potable d’une capacité minimale de 3 litres par jour et par employés.
• Un réfectoire ou une cantine avec tables et nombre de place suffisants. Contenant un appareil de cuisson ou de réchauffage d’aliments. La présence d’un réfrigérateur est optionnelle.

Chantiers supérieurs à 4 mois

Pour les chantiers supérieurs à 4 mois il faut prévoir :

• Des vestiaires avec une surface minimum de 1 m² par employés. Équipés d’armoires individuelles fermantes à clé en nombre suffisant.
• Pour les locaux, lorsqu’on les chauffe, les éclaire, les aère et nettoies régulièrement et dont on dédit l’usage uniquement à cela (pas de stockage et autre).
• Des WC provisoires de chantier en nombre suffisant, selon les effectifs. Ces locaux que l’on chauffe, éclaire et aère il faut les désinfecter et les nettoyer quotidiennement.
• Lavabos avec un minimum de 1 robinet d’eau potable par tranche de 10 employés + mise à disposition de savon et de dispositifs de séchages maintenus sains.
• Eau potable et fraîche en continu obligatoire + distributeur de boissons en option.
• Un réfectoire ou une cantine d’une surface de 1,3 m²par personne avec tables et nombre de place suffisants et 1 robinet d’eau chaude et froide par tranche de 10 personnes. Contenant un appareil de cuisson ou de réchauffage d’aliments et un réfrigérateur.

Voir ce document PDF de la SETRA pour approfondir le sujet.

La sécurité du chantier durant le suivi des travaux

Vous pouvez de nouveau consulter ce document PDF de la SETRA qui reprend l’essentiel

Le compte rendu de chantier

Après la réunion de chantier, un compte rendu est rédigé par le maître d’oeuvre (ou l’OPC ) et diffusé le plus rapidement possible. Ces comptes rendus, appelés parfois procès-verbaux, sont d’une importance capitale pour le suivi des travaux et constitue la mémoire du chantier. Il s’agit de documents écrits de plus en plus souvent accompagnés de photos et de schémas et croquis.

Dans certains cas, ce document est rédigé par l’assistant à la maîtrise d’ouvrage. Sur des projets conséquents, il arrive aussi que le conducteur de travaux de l’entreprise rédige son propre compte rendu à l’attention de son personnel et de ses sous-traitants.

Composition de compte rendu

Le document comportera une partie de compte rendu général et une partie de compte rendu spécifique lots par lot. Il devra mentionner entre autres :

• Le nom et l’adresse de l’opération
• La date de la réunion
• Les divers représentants présents et absents en les nommant
• La date de la prochaine réunion prévue ainsi que les convoqués
• Les rappels d’hygiène, de sécurité et de bonne tenue du chantier lorsque nécessaires.
• L’état d’avancement des travaux en mettant en évidence les éventuels retards sur le programme.
• Les nouvelles exigences (travaux correctifs, modificatifs ou supplémentaires) que l’on a fait ressortir de la réunion. On les distinguera des exigences que l’on a émises lors des réunions précédentes et qui n’ont pas encore obtenues satisfaction.

Attention, bien que le compte rendu puisse mentionner les éventuels travaux supplémentaires, il ne peut en aucun cas se substituer à un ordre de service établi dans les formes ordonnant ces travaux supplémentaires et signés par les parties. Le compte rendu est à considérer plutôt comme un constat.

Diffusion du compte rendu

On doit diffuser le compte rendu tout au long du suivi des travaux à tous les participants. Ceci doit être fait indépendamment de leur présence, absence, convocation ou non-convocation. En effet, il faut garder à l’esprit qu’il contient des informations pouvant intéresser certains acteurs absents.  Il est réputé contradictoire, c’est-à-dire que les convoqués absents ne peuvent pas s’opposer aux décisions prises, ni se soustraire aux obligations qu’elles impliquent, mais peuvent toutefois faire appel des décisions.

Réactions au compte rendu

L’entrepreneur doit lire le compte rendu et manifester ses observations et contestations dans les plus brefs délais et de préférence avant la réunion suivante. En cas de contestation, il sera préférable de la confirmer et l’officialiser par l’envoi d’un courrier recommandé. S’il ne se manifeste pas et manque de vigilance, il peut se voir imputer des pénalités de retard. Il fera alors l’objet d’un partage désavantageux des responsabilités lors du décompte du compte prorata.

Note : Le compte rendu n’est pas systématiquement requis bien que recommandé. Il peut arriver que l’on fasse un compte rendu pour deux réunions. Par exemple durant une période où on abordera des points moins sensibles et/ou moins urgents.

Suivi financier du chantier

Situations, visas, pénalités de retard, cautions de garanties, compte prorata…

On dédiera prochainement un article spécifique à la comptabilité des chantiers.

à suivre….

Pour aller plus loin :

Mémento du conducteur de travaux … Super aide-mémoire pour le suivi des travaux. Il est clair et concis, complet et bourrés d’informations utiles pour tout acteur du suivi de travaux de construction.